¿Qué es un kardex de inventario?
El kardex es el registro detallado de todos los movimientos de un producto: cada entrada, cada salida y el saldo que queda después de cada una, con su costo. Sirve para saber en cualquier momento cuánto tienes de un artículo y cuánto vale, y es el documento que permite reconstruir qué pasó cuando el conteo físico no coincide con el sistema.
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Qué contiene un kardex
Se lleva uno por producto — o por producto y almacén, si manejas varios. Cada renglón es un movimiento y se registra en orden cronológico.
- Fecha del movimiento.
- Documento que lo respalda: factura de compra, remisión, nota de venta, ajuste.
- Concepto: compra, venta, devolución, traspaso, ajuste por conteo.
- Entradas: cantidad, costo unitario e importe.
- Salidas: cantidad, costo unitario e importe.
- Saldo: existencia resultante, con su costo unitario y su valor total.
Para qué sirve en la práctica
Su función más visible es saber cuánto tienes. Pero la más valiosa aparece cuando algo no cuadra: el kardex es lo que permite recorrer la historia del producto hacia atrás hasta encontrar el movimiento que descuadró la existencia.
También es la base para valuar el inventario. El valor que aparece en tus estados financieros sale de aquí, no del conteo físico.
Su relación con el método de valuación
El kardex y el método de valuación son dos caras de lo mismo. El método define qué costo se le asigna a cada salida, y el kardex es donde ese cálculo queda registrado renglón por renglón.
Con costo promedio, cada entrada recalcula el costo unitario del saldo y las salidas se descargan a ese promedio. Con PEPS, el kardex mantiene identificadas las capas de costo y va agotando primero las más antiguas. Por eso un kardex bien llevado también documenta que estás aplicando el método de forma consistente.
Por qué importa en una revisión
Cuando alguien — tu contador, un auditor o la autoridad — quiere verificar el valor de tu inventario, el kardex es lo primero que pide. No basta con decir cuántas piezas tienes: hay que poder demostrar cómo llegaste a ese número y a ese costo.
Un kardex que solo se arma a fin de año, hacia atrás y desde las facturas, casi nunca resiste ese escrutinio. La diferencia entre un registro construido en el momento y uno reconstruido después es evidente.
El kardex en hoja de cálculo y por qué se rompe
Llevar el kardex a mano funciona con pocos productos y pocos movimientos. Deja de funcionar por tres razones predecibles.
La primera es el volumen: cada venta y cada compra son un renglón, y nadie captura mil renglones al día sin errores. La segunda es que el costo unitario tiene que recalcularse con cada entrada, y ese cálculo hecho a mano se equivoca. La tercera es que el archivo se separa de la realidad: se factura en un sistema y se anota en otro, y llega el momento en que ya no coinciden.
Cuando la facturación, las compras y el almacén operan sobre el mismo sistema, el kardex deja de ser un documento que alguien mantiene y pasa a ser el resultado automático de lo que ya se registró.