Cómo armar un embudo de ventas
Un embudo de ventas es la lista de etapas por las que pasa una oportunidad desde el primer contacto hasta el cierre, con reglas claras de cuándo avanza de una a otra. Para que sirva, cada etapa debe definirse por algo que hace el cliente — no por lo que hizo el vendedor — y cada oportunidad debe tener responsable, monto y fecha del siguiente paso.
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Las etapas de un embudo típico
No hay un número correcto de etapas: entre cinco y siete suele ser suficiente. Más que eso, y el equipo deja de actualizarlo.
Este es un esquema que funciona para la mayoría de las empresas que venden con trato directo.
- Prospecto — hay un contacto identificado, pero todavía no hay conversación.
- Contacto establecido — ya hubo comunicación de ida y vuelta.
- Calificado — confirmaste que hay necesidad, presupuesto y alguien que decide.
- Propuesta enviada — la cotización está en manos del cliente.
- Negociación — se discuten precio, alcance o condiciones.
- Ganada o perdida — cerrada, con el motivo registrado.
La regla que hace que un embudo funcione
Cada etapa debe definirse por una señal del cliente, no por una actividad del vendedor. "Mandé la cotización" no es una etapa: es algo que hiciste tú. "El cliente confirmó que la recibió y agendó revisarla" sí lo es.
La diferencia parece sutil y no lo es. Un embudo basado en actividades del vendedor se llena de oportunidades que avanzan sin que el cliente se haya movido, y el pronóstico deja de significar nada.
Escribe el criterio de cada etapa en una frase y ponlo donde el equipo lo vea. Si dos vendedores clasifican la misma oportunidad en etapas distintas, el criterio no está claro.
Qué debe tener cada oportunidad
Independientemente de la etapa, hay cuatro datos sin los cuales una oportunidad no es administrable.
- Responsable — una persona, no un equipo.
- Monto estimado — aunque sea aproximado; sin monto no hay pronóstico.
- Fecha estimada de cierre — permite saber qué corresponde a este mes.
- Siguiente paso con fecha — la más importante. Una oportunidad sin siguiente paso agendado está, en los hechos, abandonada.
Qué hacer con las oportunidades perdidas
Cerrar como perdida no es un fracaso administrativo, es información. Lo que convierte esa información en algo útil es registrar el motivo con una lista corta y consistente: precio, tiempo, funcionalidad, competencia, se pospuso, sin respuesta.
Con tres meses de motivos registrados sabes si estás perdiendo por precio o por seguimiento. Son dos problemas distintos y se arreglan de forma distinta.
El error opuesto también cuesta: dejar oportunidades muertas abiertas para que el embudo se vea lleno. Un embudo inflado hace que el pronóstico prometa un mes que no va a llegar.
Cómo se ve un embudo sano
Un embudo sano se estrecha: hay muchas más oportunidades en las primeras etapas que en las últimas. Si tienes la misma cantidad en calificado que en negociación, probablemente no estás calificando de verdad.
También se mueve. Si al revisar el tablero encuentras oportunidades que llevan seis semanas en la misma etapa, el problema no es el embudo sino el seguimiento. Ese es el indicador más honesto de si el proceso se está usando.
Por qué se abandona el embudo
La razón más común por la que un equipo deja de actualizar el embudo es que actualizarlo es trabajo extra que no le devuelve nada a quien lo hace. El vendedor captura para que el jefe vea un reporte.
Se sostiene cuando le sirve al vendedor: cuando el sistema le dice a quién le toca llamar hoy, cuando la cotización sale de ahí mismo sin recapturar, y cuando al ganar la oportunidad se convierte en pedido y en factura sin volver a escribir los datos del cliente.